Come creare routine settimanali tematiche per lavorare meglio e sentirti più leggera

Quante volte ti sei trovata a fine giornata esausta, con la sensazione di aver corso tutto il giorno senza aver concluso nulla di veramente importante? O peggio ancora, hai presente quella sensazione di frammentazione mentale che ti lascia sempre con l'impressione di non riuscire mai a concentrarti abbastanza su un singolo progetto?

Se ti riconosci in queste situazioni, non sei sola. La soluzione potrebbe essere più semplice di quanto immagini: le routine settimanali tematiche.

Cosa sono le routine settimanali tematiche?

Le routine settimanali tematiche sono un approccio all'organizzazione del tempo che prevede di dedicare giorni specifici della settimana a tipologie di attività simili. Invece di passare continuamente da un tipo di lavoro all'altro, questo metodo ti permette di raggruppare compiti simili, riducendo il cosiddetto "switching cost" - quel dispendio di energia mentale che si verifica ogni volta che passiamo da un'attività all'altra.

Perché funzionano?

Il nostro cervello non è progettato per il multitasking. Contrariamente a quanto spesso si crede, saltare da un'attività all'altra non ci rende più produttivi, ma diminuisce la nostra efficienza fino al 40%. Quando invece lavoriamo su attività simili in blocchi di tempo dedicati, il nostro cervello entra in uno stato di flusso che migliora:

• La concentrazione

• La qualità del lavoro

• La creatività

• Il senso di soddisfazione

• La gestione dell'energia
  

Come creare routine settimanali tematiche efficaci

1. Mappa i tuoi ritmi energetici

Prima di tutto, osserva i tuoi naturali ritmi energetici. Per una settimana, annota:

• In quali momenti della giornata ti senti più concentrata;

• Quali giorni della settimana sei più propensa a lavori creativi;

• Quando preferisci occuparti di attività amministrative o ripetitive;

• In quali momenti ti senti più socievole e comunicativa.
  

2. Categorizza le tue attività

Fai un elenco di tutte le attività che svolgi regolarmente e raggruppale in categorie come:

• Lavoro creativo (scrittura, progettazione, brainstorming);

• Lavoro amministrativo (email, fatturazione, pianificazione);

• Riunioni e chiamate;

• Apprendimento e formazione;

• Attività di routine e manutenzione.
  

3. Crea i tuoi giorni tematici

Basandoti sui tuoi ritmi energetici e sulle categorie di attività, assegna un tema a ciascun giorno della settimana.
Ecco un esempio:

• Lunedì: Pianificazione e organizzazione;

• Martedì: Progetti creativi e lavoro profondo;

• Mercoledì: Riunioni e collaborazioni;

• Giovedì: Lavoro intensivo sui progetti;

• Venerdì: Amministrazione e chiusura della settimana.
  

4. Rispetta i confini

Questo è il passaggio più difficile ma anche il più importante: rispetta i temi che hai assegnato. Se qualcuno ti chiede una riunione di martedì (il tuo giorno creativo), proponi gentilmente il mercoledì. Con il tempo, anche le persone con cui lavori si abitueranno ai tuoi ritmi.

Un esempio pratico: la settimana di Giulia

Giulia è una libera professionista che lavora da casa. Ecco come ha strutturato la sua settimana tematica:

Lunedì - Giorno della pianificazione:

• Revisione degli obiettivi settimanali (8:30-9:30)

• Pianificazione dettagliata dei progetti (9:30-12:00)

• Organizzazione degli spazi di lavoro (14:00-15:00)

• Preparazione dei materiali per la settimana (15:00-17:00)
  

Martedì - Giorno della creatività:

• Lavoro profondo sui progetti creativi (8:30-12:30)

• Brainstorming per nuove idee (14:00-16:00)

• Scrittura di contenuti (16:00-18:00)
  

Mercoledì - Giorno della connessione:

• Riunioni con i clienti (9:00-12:00)

• Networking (13:30-15:00)

• Chiamate di follow-up (15:00-17:00)
  

Giovedì - Giorno della produzione:

• Secondo blocco di lavoro profondo (8:30-12:30)

• Completamento dei progetti in corso (14:00-18:00)
  

Venerdì - Giorno della chiusura:

• Gestione email e amministrazione (8:30-11:00)

• Fatturazione e finanze (11:00-12:30)

• Revisione della settimana (14:00-15:00)

• Pianificazione della settimana successiva (15:00-16:30)
  

La magia delle routine settimanali tematiche

Quando inizi a lavorare con routine settimanali tematiche, accadono diverse cose positive:

1. Riduzione dello stress: Sapere esattamente cosa farai ogni giorno elimina l'ansia da decisione.

2. Aumento della produttività: Concentrarsi su attività simili migliora l'efficienza.

3. Migliore gestione dell'energia: Allineare le attività ai tuoi ritmi naturali ti fa sentire meno esausta.

4. Maggiore concentrazione: Meno distrazioni significano risultati di qualità superiore.

5. Sensazione di controllo: Avere una struttura ti aiuta a sentirti padrona del tuo tempo.
   

Come iniziare oggi stesso

Non devi rivoluzionare subito tutta la tua settimana. Inizia con un solo giorno tematico, magari il "Lunedì della pianificazione" o il "Venerdì dell'amministrazione". Una volta che ti sarai abituata a questo ritmo, aggiungi gradualmente altri giorni tematici.

Ricorda che non esiste un sistema perfetto per tutti. Le routine settimanali tematiche sono personalizzabili e possono evolversi con te e con le tue esigenze. L'importante è creare una struttura che rispetti i tuoi ritmi energetici naturali e ti permetta di lavorare con più chiarezza e intenzione.

Pronta a iniziare?

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